Система управления проектами — как выбрать

система управления проектами
Инструменты Управление проектамиLeave a Comment on Система управления проектами — как выбрать

Система управления проектами — как выбрать

О чем эта статья

Хорошая система управления проектами позволяет работать сфокусированно, ничего не забывать, увеличить скорость и качество работы. Блог — это тоже работа, причем очень комплексная, как и любой медиапроект. Так что я понял, что мне нужна система управления проектами. И сразу столкнулся с проблемой выбора подходящих инструментов для работы.

В итоге, я потратил около 30 часов на формирование критериев, методики оценки, и выбор подходящих решений. Это означает, что вы можете сэкономить свое время, ознакомившись в этой статьей.
Надеюсь, она принесет вам пользу в выборе системы управления проектами!

Зачем нужна система управления проектами

Ведение блога — это медиапроект, управлять которым без подходящих инструментов очень сложно. Очевидно, что простым списком задач в блокноте не обойтись, так как приходится заниматься сразу всем:

  • Проектирование и дизайн сайта и страниц в сетях
  • Создание и поддержка своего сайта и страниц в сетях
  • Создание, актуализация, дистрибуция контента
  • Поиск исполнителей, распределение задач, контроль
  • Диджитал-маркетинг, SEO, SMM
  • Партнерство и нетворкинг
  • Аналитика, планирование, монетизация

Даже если часть задач я делегирую, это нужно фиксировать и контролировать. В общем, нужна система управления проектами. Но их очень много — как выбрать хотя бы основных кандидатов?

Базовые критерии подбора

При подборе кандидатов на эту роль я ориентировался на 5 базовых критериев:

  • Быстро — только облачные решения, в которых можно освоиться и полноценно начать пользоваться за 5-10 минут
  • Просто — не перегруженные избыточным функционалом системы, ориентированные на малый и средний бизнес
  • Функционально — простой таск-менеджер не подходит, я привык работать с таблицами, нужно чтобы они поддерживались
  • Недорого — при желании можно обойтись и G Suit, так что на старте не хочу платить больше 6$/мес
  • Современно — удобный современный интерфейс, продуманный UX, функциональные мобильные приложения для управления проектом

Этот обзор может быть полезен всем, кто выбирает облачную систему управления проектами. Так как критерии получились достаточно общие, это может быть система практически для любого вида деятельности. Отмечу только, что речь все же идет про малый и средний бизнес — у больших компаний есть свои особенные требования.

Это статья для вас, если вы:

  • Блогер, влогер, подкастер, предприниматель, или фрилансер 
  • Создаете контент или участвуете в его создании и распространении
  • Делаете медиапроект или занимаетесь диджитал-маркетингом
  • Работаете самостоятельно или с командой до 5 человек
  • Выбираете подходящую недорогую облачную систему управления проектами
  • Хотите навести порядок в любых делах и повысить свою эффективность
  • Интересуетесь новыми технологиями и решениями для продуктивности
  • Еще не знаете, что такое — система управления проектами, и хотите узнать

Кстати, видео-обзор 5 лучших решений из этой статьи скоро будет на моем канале в YouTube — можно будет посмотреть как работают системы в практических задачах без регистрации в них!

Критерии и методика оценка

По базовым критериям я отобрал 5 систем, которые подходят на первый взгляд. Получился такой список из 5 решений: Monday, ClickUp, Airtable, Notion, Coda.

Когда я уже начал сравнивать, оказалось, что ценообразование Monday начинается от 5 пользователей в месяц, что стало достаточно неприятным открытием. Эта система мне очень понравилась и я уже думал остановиться на ней, но платить сразу за 5 лицензий 7000 рублей в месяц я не готов, так как пока работаю один. Но я все же оставил Monday в сравнении, так как по многим пунктам это для меня эталон.

В первую очередь я составил в обычной таблице перечень рабочих областей, которые мне нужны, и для каждой прописал шаблон: Цели, Задачи, Метрики, Посты, Видео, Рассылка, SMM план, Публикации в СМИ, Автоматизация. На выходе получился файл с 9 листами, на каждом из которых в виде таблицы я разместил заголовки колонок, которые мне нужны. Плюс — отдельный лист сравнения с критериями и оценками. Вот ссылка на таблицу.

Проанализировав получившуюся таблицу, а также основываясь на своем опыте, составил список критериев, которым должна соответствовать идеальная (для меня) система управления проектами.

Список критериев:

Основные

Бюджет до 6$ в месяц:
Идеальный вариант для начала — полностью функциональный и бесплатный старт. Чем дешевле — тем лучше, но я готов заплатить до 6 долларов в месяц. Почему именно 6$ — столько стоит G Suit, куда входит куча инструментов, а главное — Google таблицы, где можно сделать что угодно. Так что если инструмент даст мне больше, чем Google таблицы, я готов буду за него заплатить больше, все просто.

Управление задачами:
План на день. На одном экране видеть все свои задачи из разных рабочих областей в виде плана на день.
Канбан доски. Вариант представления задач в виде Канбан досок нужен при создании контента и в разработке.
Уведомления. Их наличие является большим плюсом, чтобы не пропустить важное.
Делегирование. Возможность назначать задачи другим людям, следить за их выполнением в срок, обсуждать задачи.
Учет времени. Встроенный таймер для учета фактически потраченного на задачу времени.
Управление проектами. У меня, на самом деле, несколько проектов, хочется управлять всеми сразу в одной системе.

Работа с таблицами:
Формулы. Простые операции с ячейками вроде сложить/умножить/разделить, результирующие строки, операторы «если-то».
Связи. Возможность сделать ссылку на любую другую ячейку любой другой таблицы или в каких-то пределах.
Вложения. Возможность прикреплять нужные файлы и изображения прямо в ячейку таблицы, предпросмотр.

Экспорт: 
Возможность быстро и легко забрать все свои данные в формате таблиц. Если система управления проектами — облачная, это просто must have опция.

Второстепенные

Дэшборды и отчеты:
Метрики. Возможность делать отчеты исходя из заданных метрик для анализа управления проектом.
Визуализация. Представление отчетов в графическом виде — графики и диаграммы.

Интеграции:
API. Возможность сделать свою интеграцию.
Google. Интеграция с сервисами Google — Диск, Почта, Календарь.

Мобильные приложения:
Отдельно приложения под iOS и iPadOS. Так как опыт работы на телефону и iPad существенно отличается.
Приложение под Android. На случай работы в команде с пользователями Android.

Дополнительные

Логирование:
Запись всех изменений. Возможность посмотреть кто что поменял и предыдущий статус.

Теги:
Сквозной поиск по тегам. Позволяет посмотреть все записи по конкретному ключевому слову или их сочетанию для верхнеуровневого управления проектом.

История создания.
Информация о том, где и когда создали приложение.

Оценочные

Сумма оценок.
Простое сложение оценок строки.

Итоговый балл.
Считается как сумма оценок / цена в месяц * 100

Впечатление.
Мое личное впечатление от использования сервиса. В конце концов, система управления проектами должна вызывать приятные эмоции от использования, так как работать в ней приходится много и каждый день. Это как автомобиль — если выбирать только по техническим характеристикам, может постичь разочарование. Машина должна зажигать, хотя бы немного 😀

Методика оценки:

Сама методика оценки довольно простая, я оценивал системы управления проектами на соответствие критериям, перечисленным выше, посредством личного использования. По каждому критерию ставил оценку от 0 до 5, где наличие функций — это оценка выше 0, а качество реализации определяется по пятибальной шкале. Тут важно заметить, что оценка за качество реализации весьма субъективна — все же я для себя ее ставил и подбирал решение.

Лучшая система управления проектами 

В результате рассмотрения и оценки 5 популярных систем для управления проектами и контентом, я получил такие итоги:

НаименованиеБаллКраткая оценка
Monday1Отлично подходит по всем критериям именно как система управления проектами. Исключительно ценообразование, нацеленное только на команды от 5 человек, не позволяет мне его начать использовать.
Clickup24Лучший выбор в рамках данного обзора для моих задач по управлению проектами. Из минусов — в некоторых моментах чувствуется «сырость» (иногда вылетает мобильное приложение, например).
Notion22Отличная и очень стильная облачная база данных с большим потенциалом дальнейшего развития. Планирую использовать в работе над контентом и как Wiki, а также для личных целей. Минуса всего 3 — нет диаграмм, нет API, мало интеграций.
Coda9Очень оригинальное решение, которое обязательно надо всем попробовать — способствует креативному мышлению и меняет восприятие обыденных вещей. Планирую много экспериментировать с Coda и писать про это. Минус — цена (при сопоставимом с Notion балле — в 2,5 раза дороже), сложно перестроить мозг.
Airtable5Это хорошая облачная база данных с огромным количеством качественных шаблонов на все случаи жизни. Огорчает стоимость в Pro тарифе (20$), в котором доступны «блоки», расширяющие функционал — как таймер, например.

ClickUp — 1 место

Как следует из таблицы, лидером стала система ClickUp, которой я и начал активно пользоваться в качестве основной системы для управления проектов. Посмотрим, как она покажет себя в работе! Конечно, Monday остается несомненным лидером по баллам, так что для команд от 5 человек я все еще рекомендую его.

Notion — 2 место

Что касается второго места — Notion — за время написания обзора произошло важное изменение, система стала полностью (без ограничения в 1000 записей) бесплатной для персонального использования! Это очень хороший и интересный продукт, который я буду также активно использовать, не в качестве системы для управления проектом, а для личных целей и хранения информации.

Coda — 3 место

Ох уж эта Coda, которая заняла 3 место, никак не могу обойти вниманием! Такой подход к документам я вижу впервые. Хотите немного взорвать себе мозг, в хорошем смысле слова, обязательно начните пользоваться Coda. У нее есть 2 пути, как я вижу — мировой триумф или полное забвение.

Airtable — 4 место

Что до Airtable, который на 4 месте. Таблицы от Google на месте не стоят, а Airtable, визуально более приятный, не может похвастаться полноценной работой с числами из-за ограничения 1 формула на 1 столбец. Вероятно, он будет удобен для встраивания куда-то и расшаривания баз данных — надо экспериментировать. Для полноценной работы нужен функционал «блоки» стоимостью 20 долларов США на 1 пользователя в месяц — а это очень дорого. В общем, Airtable, мы ждем от тебя перемен!

Monday — 5 место

Как я уже отмечал, Monday был изначально фаворитом гонки. Положа руку на сердце — я бы остановился на этом решении, если бы не прайс. Ценообразование заточено на команды от 5 пользователей, это около 100$ в месяц. Мне нужна была система управления проектами для меня одного (с перспективой расширения). Но тарифа на одного просто нет, как и бесплатного ограниченного варината использования. Поэтому — только последнее место.

Наблюдения

Еще 2 интересных момента:

  1. Во-первых, старые решение актуализируют. Появляются такие комбинированные решения как Airtable, Notion, и Coda — такое изобретение заново Excel, Wiki, и Word. Не зря говорят, что все развивается по спирали, это вот очередное тому доказательство.
  2. Во-вторых, границы между типами приложений почти исчезли. Любое приложение из списка позиционирует себя как универсальное решение Все стремятся стать all-in-one рабочей средой. Больше всего в этом преуспела специализированная система управления проектами — Monday (от 5 пользователей) и аналогичный сервис ClickUp (который я и выбрал).

Заключение

Этот обзор систем для управления проектами — просто мой личный опыт, которым я хочу поделиться с вами. При подготовке этого обзора мне помогли десятки и сотни других обзоров. Они помогли задать правильное направление и определить базовые критерии. Таким образом, я очень надеюсь, что этот обзор также окажется полезным.

В заключение, если вы обнаружили неточность или есть мысли как сделать обзор лучше — дайте знать, я обязательно учту это в будущем!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Вернуться наверх